【ビジネスフォン簡単解説】たったの３ステップで電話回線を申し込む方法

業務に欠かせないもの、それは“ビジネスフォン”と呼ばれる業務用の電話機です。オフィス家具やコピー機は手配しているのに、ビジネスフォンだけ後回しにされていませんか？

ＯＡランドへお問合せいただく９割のお客様は、「ビジネスフォンを導入したいけど、良く分からない」とお困りのご相談をいただいております。

そもそもビジネスフォンってなに？
ビジネスフォンってなんの為に必要なの？
家庭用との違いは？
光回線とかデジタル回線とか、チャンネル数とか全然分からない！
工事が必要なの？電話線を繋ぐだけで使えないの？
NTTへ問合せしているけど、なかなか繋がらない時があって困っている！
まず自分はなにをすればよいの？

このように悩まれているお客様は、ビジネスフォンを超簡単に解説したこの記事をお読みください！

実際みなさまが行うのは簡単な３ステップだけなのです！

《目次》

１．そもそもビジネスフォンってなに？

２．ビジネスフォンを導入する際に重要な３ポイント

３．回線申し込みから開通、ビジネスフォン設置までの簡単４ステップ

４．ビジネスフォンの導入事例

１．そもそもビジネスフォンってなに？

ビジネスフォンとはずばり！
“複数の通話を同時に行うことができる電話機”です。

そして、家庭用電話機との大きな違いはふたつ。

内線が使える(社内のビジネスフォン同士で会話ができる)
保留機能や転送機能など多種多様の機能を活用することができる

この２点のポイントがあるため、複数人のオフィス事務所では、必要不可欠のアイテムとされています。

ちなみに、外線は、会社の外と繋がるため、通話料金が発生します。内線は、会社の中だけで繋がっているため、通話料金は発生しません。

なお、ビジネスフォンでは『同時に何人まで外線で通話をしたいのか』・「同時通話の数」が導入過程においてとても重要になります。

２．ビジネスフォンを導入する際に重要な３ポイント

ビジネスフォンは、家庭用電話機のように、電話機を購入してすぐに使えるものではありません！業務用で使用されるこのビジネスフォンは、【主装置・電話機・ユニット】の構成によってなりたっています。

そして、ビジネスフォンは専門業者による設定工事が必ず必要になります。電話線を繋げるだけで使用ができないため、注意が必要です。さらに、ビジネスフォンの設置工事を行うタイミングで、NTTでの工事(事務所内への回線引き込み工事)も必要となります。ビジネスフォン導入には、時間とコストがかかりますので、使用日から逆算した、早めの手配が必要となります。

では、実際に導入までのポイント３つをご紹介いたします。

【ポイント①】使う人数を考える

まず始めに、使う人数(電話機の台数)を決めます。併せて、留守電は必要か？電話転送や録音は必要か？など、使い方を考えます。ビジネスとして使用するアイテムのため、必ず人数や使いたい機能を事前に確認することが大切です。さらに、ビジネスフォン導入のポイントとして、『将来性を考える必要』があります。今後、増員の予定がある場合は、そちらも含めてご検討されることが重要です。

【ポイント②】同時に何名で通話したいのか考える

次に、避けては通れない回線について考えます。
回線の種類は大きく分けて３種類あり、それぞれ特徴があります。

最近は光回線が一般的になっており、電話とインターネットで同じ回線を引くケースが多くなっています。ただ、建物によっては回線を引くことができなかったり、別途工事が必要になることもあるため、不安な点がある場合は、NTTへ相談をしましょう。

【③ポイント】導入する商品について考える

最後に、どの商品を導入するかについて考えます。

ビジネスフォンを導入するにあたり、新品か中古品か、また、メーカーにより得意な機能や対応の可否もあるため、一度ビジネスフォン取扱い業者に相談しましょう。

ポイントの①と②がはっきりわかっていれば、ＯＡランドではすぐに最適なプランを選定できます。

なお、ＯＡランドでは、ビジネスフォンの機器だけでなく、電話回線・プロバイダーの手配～工事まで一括でのご案内が可能ですので、お客様の手間をなるべく削減し、スムーズかつ素早く導入いただくことが可能です！

３．回線申し込みから開通、ビジネスフォン設置までの簡単４ステップ

【ステップ①】まずは、２．でご紹介したポイントを基に希望内容を整理します。

使う人数は？(電話機の台数)
同時に何名で通話したいのか？(FAXも含めて同時に何回線使用するのか)
新品、中古品どちらがよいのか？
転送や留守電機能、録音機能は必要なのか？
近い将来、増設は考えられるのか？

主に上記の点を整理してみましょう。

【ステップ②】ＯＡランドにお問合せください！

ご希望の環境をお伝えいただければ、即日無料にて御見積書を発行いたします！また、ＯＡランドでは回線のお申込みも承っておりますので、その場で最適な回線プランと、料金体系をご案内させていただくことが可能です！

回線も同時にお申込いただければ、その後の工事日の調整や電話・FAX番号の候補まで、すべて弊社にて対応ができますので、お客様の面倒な手続きや貴重な時間を削減可能です！まずはお気軽にご相談ください！

【ステップ③】電話回線がある程度決まったら、NTTへ回線の申込みをしましょう！

NTTの総合窓口『116番』へお電話いただき、決まった回線数やオプションをお申込ください。

弊社にて回線のお申込やビジネスフォンの導入をしていただくお客様なら、「詳しいことはわからないので、あとはＯＡランドの担当者と直接打合せしてください！」とお伝えいただくだけで完了です！その後の詳細確認などのお打合せはこちらで全て行います。工事日と候補番号があがり次第、お客様へご案内させていただきます。

【ステップ④】最後に、工事日とTEL・FAXの候補番号を選定します。

最後に、工事日と電話番号・FAX番号を選定し、お客様の４ステップは全て完了です！

弊社のビジネスフォン設置工事は、NTTの回線引き込み工事に併せて調整いたします。半日～１日で全ての工事作業が完了し、完了後はすぐにビジネスフォンをご使用いただけます！※回線引き込みには最低でも３週間のお時間が掛かります。ご使用環境をある程度決められたら、すぐに回線のお申込に移りましょう！

【ＯＡランド光】NTTと同じサービスで価格も安く簡単に！

光回線でのお申込の場合、当社でご案内している【ＯＡランド光】がオススメです。

ＯＡランドでは、回線もＯＡランドからご案内できるようになりました！

光回線は、アナログ回線やデジタル回線よりもコストの安さが魅力で、現在使っている月額コストを安くするチャンスです！今ある回線もＯＡランド光に転用することができますので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。

NTTから来ている毎月の＜明細書＞さえあれば、担当スタッフにて10分程度でコスト比較をすることも可能です！お電話・メール・FAX、もちろんご来店でもお気軽にご相談いただけます。NTTからＯＡランドに請求元が変わり、窓口が変わるだけなのに、今よりも安く回線を使うことができるのでコスト削減をご検討されている方はぜひお申込ください！転用のお手続きは、これといった面倒な処理はなく、とても簡単です！

４．ビジネスフォンの導入事例

先日、事務所を新しく起業するお客様がビジネスフォンを見にご来店いただきました。一部ですが、お客様とスタッフとの会話をご紹介します。

◆お客様「ビジネスフォンが欲しいけど、まず相談の仕方が分からない･･･」

まず、事務所に何台電話機が必要なのか、を整理しましょう。

事務所にいる人数分、必要ですか？
デスクの台数分、必要ですか？

◆お客様「５台デスクがあって、デスク１台につき電話機も１台欲しいな。」

かしこまりました。電話機は５台ご用意しましょう。同時に何人での通話を想定しておりますか？

◆お客様「同時で話しているイメージが浮かばない･･･」

例えば、Aさんが通話をしている最中に着信がなったら【同時通話２名】です。

▲同時に2名通話している状態で、もし次に着信があった場合は通話中になってしまい電話を取ることはできません。また発信時も同じで、２名が電話をしていたら他の社員は電話をかけることができなくなります。

▲【同時通話３名】の場合です。SOHOのオフィスでは同時通話３名で導入されるお客様が多いですね！

◆お客様「そんなに電話がなることはないから、同時通話3名で充分だわ」

同時通話３名の場合、外線４本目が鳴ったら「通話中」になるのでご注意ください。

FAXの送受信でも１チャンネル必要です。常にFAXの送受信を行いたい場合はFAXは単独で回線確保しましょう。その際は、電話×３チャンネル・FAX×１チャンネルになるので【４チャンネル分】のご契約が必要です。

◆お客様「FAXと電話を一緒のチャンネルに乗せることもできるの？」

FAXと電話を１チャンネルを共有することもできます。

▼２chで外部電話接続した場合の例です。

FAXを送受信している時は、電話を２つしか出ることができません。電話を２つ使っているときはFAXの送受信ができません。

上記ケースはSOHOの事務所で使用しているケースが多いです。事務所２～３名程度のオフィスで電話の使用が少ない事務所にオススメです。ほとんどのオフィスではFAXは単独で回線を引いているケースが多いです。※イメージ画像のようにFAXと電話を兼用する場合、複合機の機種によっては設定・オプションになる場合がございます。