事務所の物件が決まったら、いよいよオフィスの肝となる、レイアウトを決めていきます。
どんなオフィスにしたいのか、具体的にイメージしながら、検討していきましょう!

本記事では、弊社で開業実績が最も多い、弁護士事務所様・法律事務所様向けのオフィスレイアウトを例に、“オフィスレイアウトを考える3つのポイント”をお伝えします。

ご多忙な先生でも、ポイントを絞って考えていけば、スムーズにオフィスレイアウトを決めることができます!

弁護士事務所様・法律事務所様でなくても、一般的なオフィス事務所にも当てはまる共通項目が多数ございます。

ぜひ、ポイントをおさえて素敵なオフィス作りを始めてみましょう!

レイアウトの決め方ポイントⅠ:ゾーニング

「レイアウトってまずはどうしたら良いのでしょうか…?」このようなご質問を大変多くいただきます。

まずは、“ゾーニング”と呼ばれる、必要なスペースをピックアップしましょう!

① 必要なスペースをピックアップしましょう!

どんなスペースが必要で、どのスペースにどのくらいの人や物が必要かを考えていきます。必要なスペースをピックアップしたら、おおまかにそのスペースの希望エリアも決めていきます。

法律事務所様で主に必要とされるスペースは、執務スペース、会議スペース(ミーティングルーム)、エントランススペース、リフレッシュスペース、OA機器スペース、書庫スペース(倉庫)、ロッカースペース(更衣室)、給湯スペースなどです。

一般的なオフィスであれば、役員スペースや社長室スペースなど、役職によってスペースを設けることもあります。

② 3名法律事務所の執務スペース

では具体的に1名先生、2名事務員といった3名での法律事務所様の執務スペースを考えてみましょう。

◎デスク&チェアの選択
先生
大きめのデスクが必須!書類の量がとても多い弁護士の先生は、デスクは狭い物では不便です。最低でも幅1200mm、スペースがあれば幅1400mm、1600mm、1800mm以上のデスクを検討しましょう。

最近ではL型デスクと呼ばれる、直線型でないL字に天板が伸びている広めのデスクも、作業スペースがとれるので先生に人気です。幅1200mmのデスクと幅400mmの脇机をつなげて幅1600mm程度の広さにすることもできます。

先生の椅子は見た目を重視される方も多いですが、できるだけ高機能チェアと呼ばれる、長時間座っても疲れにくいチェアがおすすめです。<高機能チェアのブログ>

事務員様は、先生のサイズより少し控えめの幅1000mmや1200mmのデスクが一般的です。スペースによっては広げてもいいと思います。事務員様のチェアは、座りやすい事務チェアを、ご自身で選んでいただいた方がいいでしょう。

◎デスクから壁までのおおよその目安寸法(mm)

レイアウト デスクから壁迄の寸法
最低の場合 600~800程度
ゆとりがある場合 900~1100程度
壁に書庫を設置する場合 1000以上
デスク後ろをよく人が通る場合 1200以上
デスク後ろに常に人がいる場合 1400以上

③ 会議(応接)スペース

◎会議テーブル&チェアなどの選択
お客様の相談しやすい環境を整えるために会議スペース(応接スペース)は、最低でも4名、6~8名掛けの会議テーブルは必須です。

人数 会議テーブルのサイズ(mm)
4名掛け 幅1200(狭め) 幅1500 幅1800
6名掛け 幅1800(普通) 幅2100 幅2400
8名掛け 幅2400(広め) 幅3200 幅3600

会議チェアはそのテーブルにあわせた大きさのものを選ぶようにします。

お客様へご案内するためのホワイトボードやプロジェクターなどの機器、場の空気を落ち着かせる植栽なども置くといいでしょう。

◎会議テーブルから壁までのおおよその目安寸法(mm)

チェアのタイプ テーブルから壁迄の寸法
簡易的な会議チェア(スタッキングチェア) 600~800mm程度
大きめの会議チェア(肘や5本脚のキャスター付) 900~1100mm程度
収まらないチェア(肘がテーブルにあたる) 1000mm以上

④ 書庫、OA機器&作業スペース、リフレッシュスペースなど…

◎書庫
書庫を多めに設置!大量の資料を扱う士業の先生にとって保管スペースは必須で、鍵付きのものを選ぶとセキュリティ面もいいでしょう。両開き、引戸、ガラス扉など種類がありますが、スペースにゆとりがない場合は引戸が最適です。

◎OA機器&作業スペース
コピー機やシュレッダーなどのOA機器に限らず、ビジネスホンの主装置、インターネットの大本の機械であるルーターなどのネットワーク周辺機器のスペースも検討しましょう。床にじか置きでは見栄えが悪いので、ラックなどへの収納をおすすめします。
また、事務員様には大量な資料の印刷やホチキス止め、印をつけたり、封をしたりなどの作業があります。これらデスク上では難しい作業を、作業台または作業用に高さ1000mm程度の書庫をならべて保管兼スペースとする方も多いようです。

◎その他のスペースの使い方
所内の皆様がゆっくりお昼をとれるようにリフレッシュスペースや、お客様へのお茶出しがスムーズにできるように冷蔵庫や電子レンジの置く場所も必要です。また、掃除用具や備品を置くようなちょっとした倉庫スペースもあると便利です。

レイアウトの決め方ポイントⅡ:エントランス

① イメージしてみましょう!

士業の先生方にとって最もこだわられる部分が、事務所の顔ともいえる「エントランス」部分です。来訪したお客様の事務所への第一印象がそこで決まってしまうため、特に重要なポイントとなります。ただ、弁護士といっても刑事、民事など扱う仕事内容によってお客様へ与えたいイメージが変わってきます。お客様がゆっくり相談できるような優しい印象にしたい、かっこ良くスタイリッシュな空間にしたい、簡易的な待合スペースを作っておきたいなど予めある程度イメージを固めておくといいでしょう。そのためにご自身で良いと思った空間の写真などを保管しておくといざというときイメージが湧きやすくなります。士気を高めるために、先生や事務員様の好みのカラーを配色することもありだと思います。

② デザイン性を高める?予算をかけない?

高いデザイン性を追求する場合は、「内装工事、造作工事」などでアレンジを加えることもいいでしょう。また、既製品の「パーティション」を組み合わせてもデザイン性のある空間を生み出すことができ、そこに「サイン(看板)」をつけることで事務所としての顔が出来上がります。

予算面をあまりかけたくない場合でも既製品の「受付台やカウンター」を置くだけでエントランスが出来上がります。事務所をどこまで重視するかトータル的な予算も踏まえてしっかり検討しましょう。仕上がりのレベルによって必要なスペースも変わってきます。

レイアウトの決め方ポイントⅢ:セキュリティ

① 導線に配慮

機密資料を多数扱う士業は、セキュリティ面での管理も重要なポイントとなります。事務所への導線として、入り口にインターフォンを設置すれば、インターフォン越しでお客様を出迎えることができ、その分室内は、受付台やカウンターのみ配置することですぐ応接室へ入れるような導線にすることができます。インターフォンがない場合はエントランスを設けて、応接室や執務室として部屋をつくるなどのパターンが考えられます。

▼もしお客様をお通しする所から執務室が見えてしまうようであれば…

① 先生の机や金庫はなるべく奥に配置する
② 事務員様などのパソコンの画面が見えないようにデスクの向きを検討する
③ 書庫は鍵付きのものにして中身が見えないようにする

上記の点に気をつけましょう。
また、建物の設備にもよりますが、事務所入口には警備サービスも導入するようにしましょう。

② 電子錠

パーティションや間仕切り壁のドアは通常、シリンダー錠がついていますが、より強固なセキュリティにするために、電子錠を設けましょう。電子錠は規格のカードをその電子錠に登録させることで利用でき、SuicaやPASMOなどの一般的な電子カードでも使えることが多いため、二重のセキュリティ対策となります。


③ サーバー室やネットワークセキュリティの保管場所

物理的ではありませんが、ネットワーク周りにもUTMと呼ばれるセキュリティ機器が必要となります。また、データをバックアップしているサーバーがあれば、情報漏えいにもつながりますので、社外持ち出し用のノートパソコンにはデータを保管しないようにしましょう。

対策として、それらの機器を保管する場所が物理的に必要となり、【OA機器スペースにまとめて、サーバー室などの機器を守るスペースを検討する】ことも必要です。スペースの用意が難しい場合は、機器を保管するサーバーボックスも検討しましょう。機器は熱に弱いため、なるべく日の当たらない涼しい場所を採用し、夏はファンなどを設けて熱がこもらない対策などもすると良いでしょう。


いかがでしたでしょうか?レイアウトや事務所作りにお困りでございましたら店頭でじっくりご相談も可能です。

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